Logiciel de recouvrement : comment automatiser l’entrée de cash et gérer le risque client ?

Quelle est la principale problématique mise en lumière par la crise ?

L’incertitude et la crainte de perte de clients, dont la solvabilité est incertaine. Il y a eu un fort ralentissement, voire un coup d’arrêt brutal de l’économie sur de nombreux secteurs. Des entreprises, qui étaient pour certaines déjà fragiles, sont mises en forte difficulté, et nous n’avons pas une bonne visibilité sur le délai de retour à la pleine activité. Les réglages correctifs des curseurs des politiques crédit « Après Covid-19 » sont encore imparfaits pour mesurer le risque de manière pertinent sur les mois à venir et élever sans crainte les plafonds de limite de crédit. Certaines de ces entreprises ne sont plus couvertes par les assureurs crédit, ce qui modifie la structure de leur cash-flow et augmente par conséquent le risque lié à leur soudain besoin complémentaire en trésorerie : elles passent du jour au lendemain d’un règlement échelonné à un règlement au comptant, c’est donc jusqu’à 60 jours de trésorerie qu’elles doivent trouver en urgence.

La fonction finance, et plus précisément la place du credit manager est de ce fait recentrée sur l’activité de l’entreprise. Une nouvelle génération du « Cash & Credit King » vient de naître. Le credit manager est aux manettes d’un jeu dangereux et crucial dans le redécollage de l’activité de son propre groupe. Il devient aussi – s’en rend-on compte ? –  à son humble échelle un des acteurs du redémarrage d’une économie globale. Les marges de manœuvre sont serrées : comment réarbitrer l’octroi de crédit de manière cohérente presque sans tenir compte de l’année précédente ?

Faire bien, ce serait analyser en profondeur 100% du portefeuille client. Mais ce n’est pas possible dans de nombreux cas du fait du volume de comptes à gérer, ou lorsque l’encours du client est en deçà du seuil défini pour une analyse approfondie.

D’un raisonnement parfois au coup par coup mais très affiné sur une situation de portefeuille clients assez stabilisée depuis 2007, il faut passer à un raisonnement d’urgentiste, par priorité de risque, avec une politique crédit en révolution, tout en sachant qu’il va y avoir de « la casse » due à une augmentation des impayés et dépôts de bilan. C’est déjà l’heure de réviser les provisions, alors que la vague n’est pas passée.

C’est là toute la difficulté d’une activité qui redémarre : l’effort de redécollage nécessite une énergie colossale par rapport à un cycle d’activité maîtrisé. Le coup de pied dans la fourmilière a perturbé tous les indicateurs affinés au fil des années, et les mesures de vigilance du risque embarqué nécessitent leur révision complète.

Disposer d’une vision extrêmement précise de la gestion du risque client est devenue vitale. Pour chaque client, la vision à 360° comptable, extra-comptable et de tout élément externe tels que le carnet de commande de ses clients, le niveau d’exposition accepté, l’existence de prêt garanti par l’Etat chez ses clients, la relation bancaire… est maintenant à reconsidérer dans les plafonds d’encours définis. Les révisions ponctuelles sur les dérapages et dépassements d’encours autorisés ou/et garantis deviennent une constante.

Quelles est la difficulté principale à laquelle se heurtent les entreprises ?

La problématique de cash est la principale. Il faut encaisser pour reconstituer la trésorerie, et nous constatons que beaucoup de directions financières ont modifié le pilotage de leur activité et le suivi de leur trésorerie. Certaines passent à un reporting d’encaissement auparavant mensuel en janvier à un reporting à la journée. Des entreprises, dont de très grandes, ont profité du Covid-19 pour stopper les paiements fournisseurs soit par manque de cash soit par anticipation et ainsi préserver leur trésorerie. Résultat, bon nombre de fournisseurs se retrouvent avec des factures impayées dans une situation encore plus brutale qu’en 2007. Les entreprises en difficulté doivent réamorcer leur stratégie de recouvrement pour accélérer l’entrée de cash et réduire les délais de paiement. Les chargés de recouvrement entrent alors dans un système de négociation et deviennent le prolongement du service commercial pour renégocier des échelonnements.

L’entreprise a donc besoin d’un logiciel de recouvrement de créances et de credit management performant pour suivre au plus près l’activité et pallier ces deux bouleversements.

« Le logiciel de recouvrement et de credit management fait bien plus que de la relance, il devient votre premier allié, et votre première richesse qui est la connaissance financière de vos clients : bien les connaître, c’est la faculté de développer votre relation commerciale en adaptant mieux la relance et le risque crédit. »

Comment un logiciel de recouvrement permet de pallier la gestion du risque client ?

Sans logiciel de credit management, le credit manager pilote le risque à vue, avec comme armes ses macros Excel et ses relances par l’ERP, et comme bouclier son contrat d’assurance-crédit. Cela signifie de devoir jongler, consolider et rechercher constamment les informations auprès de plusieurs services et plusieurs outils. C’est comme piloter un avion juste au bruit des réacteurs et à la vue, sans aucun cadran ni connaissance de son état et de sa position.

Avec un logiciel de credit management performant, il met en œuvre ses prérogatives liées au crédit et au recouvrement dans l’outil qui l’adapte dynamiquement, il dispose d’indicateurs généraux pouvant aller dans le détail, profite des mesures de prédictions et d’alertes, suit et manage ses équipes et a des remontés d’informations fiables via des prestataires d’analyse financière…

Le Poste Client est composé d’une matière très friable et volatile. Une même facture non échue un jour, se découvre en retard le lendemain. Les engagements de paiement des clients varient, ainsi que les commandes en cours, les factures à émettre sur les commandes livrées créent un risque non identifié par la comptabilité : l’outil permet en instantané une vision à 360°.

Un logiciel de recouvrement et credit management performant doit donc consolider l’ensemble des informations comptables et extra comptables au jour le jour et doit évaluer le risque client en fonction de votre politique crédit, les blocages de comptes doivent se faire en temps réel avec une communication des outils de gestion commerciale.

En quoi digitaliser le recouvrement permet d’accélérer l’entrée de cash ?

En terme de recouvrement, le suivi des factures est tout aussi complexe. Leur positionnement varie constamment. Sans logiciel de recouvrement, les équipes s’appuient sur des feuilles Excel et les annotent, avec toutes les difficultés à reporter efficacement des commentaires, dates de prochaine relance, sans sécurité sur la modification involontaire de données, avec une traçabilité quasi inexistante et sans automatisme permettant de gérer efficacement la relation. C’est la limite d’un grand livre client avec des pointages plus ou moins manuels.

Le logiciel de recouvrement va mécaniser et industrialiser la relance, les engagements de paiements, l’envoi des images de factures, les workflow internes et externes liés aux litiges, il va aussi alerter à bon escient.

Depuis la crise, le travail du recouvrement est beaucoup plus important. Les gestionnaires sans logiciel de recouvrement vivent encore plus cruellement leur handicap, au fil de ces semaines de reprise, avec un sentiment de perdre la connaissance de la qualité de leur poste client. L’avantage de structurer et digitaliser le process recouvrement fait gagner un temps précieux qui permet aux équipes de se réapproprier leurs comptes : les relances manuelles sont remplacées par une gestion en masse contextualisée par rapport à une stratégie qui leur correspond, ils gèrent l’exception et non le « tout venant ».

Mais le choix du logiciel de recouvrement est évidemment primordial, car le résultat produit par chaque logiciel donne des résultats très différents. L’erreur d’un « primo-acquéreur » d’une solution de recouvrement et/ou de credit management est de présager que tous se valent, car finalement tous émettent des mails et souvent des courriers, tous s’interfacent avec une notion de garantie et font des alertes. Des critères clés sont à rajouter dans la réflexion : le gain de cash à 3 mois, la rapidité de mise en œuvre, le ROI, le gain de productivité des équipes, le reporting…

Par exemple, tous les logiciels ERP permettent de faire de la relance, mais c’est une relance « minimaliste » et non personnalisée : la méthode de recouvrement se base sur des critères simplistes et insuffisants pour relancer à bon escient. Entre une solution et une autre, le gain variera du simple au triple. Et si tous envoient en effet de la relance, les procédés et possibilités diffèrent, ce qui impacte directement le cash qui viendra en retour.

Gérer sa stratégie de relance sur le type de client (grand compte, VIP, PME etc.) est bien sur le premier critère de base. Mais les critères réels sont beaucoup plus vastes lorsque vous analysez vos process de relance et vos comportements payeurs. Par exemple, une administration se gère à l’inverse d’une entreprise au niveau de la relance, la gestion d’un client en prélèvement doit pouvoir se piloter en fonction du motif d’impayé : une insuffisance de provision doit pouvoir déclencher un recommandé, mais un RIB incorrect devrait plutôt déclencher un workflow de contrôle interne, etc.

En réalité, le logiciel de recouvrement et de credit management fait bien plus que de la relance, il devient votre premier allié, et votre première richesse qui est la connaissance financière de vos clients : bien les connaître, c’est la faculté de développer votre relation commerciale en adaptant mieux la relance et le risque crédit. Vous pourrez mieux suivre le fonctionnement de chaque client, ses délais et contraintes et ses propres risques, et mieux anticiper les situations de retournement.

Quel est l’intérêt d’un logiciel de recouvrement en mode SaaS ?

Pour les entreprises, l’adoption du modèle SaaS comporte de nombreux avantages. Le premier étant la réduction des coûts. La mise en œuvre est accélérée, les coûts sont maîtrisés et intègrent les mises à jour et la maintenance. Les équipes informatiques de l’entreprise sont donc peu sollicitées. Les contraintes techniques et les dimensionnements sont gérés par l’éditeur, les accès utilisateurs sont simples à faire évoluer. Et bien sûr, une simple connexion à internet suffit pour accéder à l’application. Les équipes sont opérationnelles en télétravail et/ou en travail à distance.

Nous constatons que nos clients ont été très satisfaits de pouvoir utiliser pendant la période de crise nos solutions en mode SaaS.  Nous avons des clients qui utilisent Cash & Credit dans de nombreux pays et qui, en période de confinement, ont pu organiser le télétravail du jour au lendemain. C’est un logiciel collaboratif qui permet aussi de suivre et développer la synergie entre les collaborateurs et les équipes, sans contrainte géographique, en centralisant des données provenant de plusieurs sources d’informations et en restituant une information consolidée à tous les acteurs internes.

Le ROI de nos logiciels de recouvrement et credit management se fait en quelques mois, en fonction de la maturité des process actuels. Le gain constaté varie selon les activités, la complexité de gestion des comptes, le niveau de digitalisation : il est mesuré généralement entre 30 à 50% d’efficience par rapport aux logiciels précédemment utilisés chez nos clients.