Quelles sont les 4 faiblesses majeures des chaînes d’approvisionnement ?

Quelles leçons tirer de cette crise ?

L’interdépendance des chaines d’approvisionnement les rendent vulnérables à de nombreux risques. Cette crise économique est l’opportunité de transformer les pratiques pour gagner en agilité et élargir le portefeuille fournisseurs afin de mettre en place des supply chain plus flexibles. L’idéal serait de trouver pour chaque source d’approvisionnement éloignée (hors Europe) une alternative équivalente en Europe et en France afin de diversifier la chaîne d’approvisionnement et de limiter la dépendance à un seul fournisseur sur une région géographique donnée. Les directions achats doivent donc privilégier la mise en relation de proximité avec leurs fournisseurs stratégiques. Le « made in France » doit être enclenché et intégrer les enjeux du développement durable et de responsabilité sociétale.

Les questions de potentiels conflits d’intérêts et de confidentialité amènent à celle de l’externalisation du dispositif d’alerte. Néanmoins, en pratique, simplicité, coût et souhait d’éviter la diffusion d’informations justifient le choix de l’internalisation. Choix qui est fait par 2 entreprises sur 3. Lorsque la mise en œuvre du dispositif est confiée à un tiers, elle n’est le plus souvent que partielle. Elle concerne le dépôt de l’alerte et son accusé de réception, rarement les échanges avec le lanceur d’alerte et très exceptionnellement l’analyse de la situation ou la formulation des recommandations d’action.

Quant à l’ouverture des outils aux collaborateurs externes et occasionnels (art. 8 de la loi Sapin 2), les entreprises ont, dans l’ensemble, choisi un large accès, en faveur de leurs fournisseurs et clients, voire aux partenaires, candidats aux appels d’offres ou bien encore des ONG.

D’autre part, il faut également mettre en place des plans d’urgence en renforçant l’analyse des risques fournisseurs et sous-traitants dans les processus décisionnels de sourcing fournisseurs. Un renforcement de la communication et une meilleure gestion des risques (revisiter les clauses contractuelles, garantir le paiement des factures, piloter la traçabilité des fournisseurs de niveau 1 et 2 de façon systématique et régulière, anticiper les aléas…) sont nécessaires. Attention, la loi Sapin 2 modifie les relations entre fournisseurs et directions achats. Ces derniers doivent vérifier via un suivi personnalisé que les fournisseurs présentent des garanties suffisantes en termes d’intégrité.

Comment choisir les bons fournisseurs pour optimiser les chaînes d’approvisionnement ?

Chercher un fournisseur est une démarche primordiale qui nécessite du temps et entraîne des coûts supplémentaires. La qualité des produits, leur disponibilité auront un impact sur l’image de marque de l’entreprise.

URIOS vous accompagne dans cette démarche stratégique.  Avec sa solution de sourcing fournisseurs, URIOS permet aux directions achats d’identifier de nouvelles sources d’approvisionnement. Nos sourcing fournisseurs comportent des données approfondies et à jour pour élaborer une stratégie visant à repérer les risques cachés, assurer la diversité des fournisseurs et négocier de meilleurs contrats.

Nos consultants experts sont des chercheurs et analystes d’informations, en mesure de vous fournir l’ensemble des informations et recommandations adaptées à vos besoins. Afin d’éloigner une partie des risques, nous évaluons la santé financière des cibles choisies ainsi que leur probité dans le cadre de la loi Sapin 2.

(¹) Selon « La division de la statistique des Nations Unies ».
(²) Selon Dun&Bradstreet, « Impact du coronavirus sur les entreprises ».
(³) Selon KPMG, « Baromètre sur le financement et l’accès au crédit des PME – 29ème vague ».

1. Quelles sont les mesures pour obtenir un titre exécutoire ?

1.1 Le recouvrement de créances du chèque impayé

Lorsque l’on reçoit un chèque sans provision, il faut demander à la banque tirée de vous remettre un certificat de non-paiement. La remise du certificat de non-paiement vous permet de passer de la procédure amiable au recouvrement de créances forcé avec appel à un huissier. La délivrance se fait sans frais pour vous. Le certificat de non-paiement doit être signé par le banquier. Il faut ensuite le signifier au débiteur par huissier, la signification vaut commandement de payer. Le débiteur est obligé de régler sa dette dans les 15 jours. À défaut de régularisation sous 15 jours, l’huissier de justice peut alors engager toute procédure d’exécution forcée (une saisie sur salaire par exemple). Les frais d’une telle procédure sont à la charge de votre débiteur.

1.2. L’injonction de payer pour obtenir un titre exécutoire

Il est nécessaire dans ce cas de rédiger une requête au Tribunal de Commerce contenant l’identification précise du débiteur et le montant précis de la somme réclamée auquel vous devez joindre l’intégralité des documents justificatifs (contrats, bons de commandes, factures ou traites impayées, bons de livraison).

• A noter : la mise en demeure via lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) est un préalable obligatoire à la procédure.

Le Président du Tribunal de Commerce va alors soit refuser l’injonction s’il estime qu’elle n’est pas justifiée, soit y faire droit en tout ou partie.

En cas de refus, il est possible de considérer que le dossier a été mal préparé et de représenter un dossier plus complet. Il est possible aussi de considérer que le dossier était complet mais qu’il est préférable d’assigner le débiteur selon une procédure de droit commun pour faire reconnaître la validité de sa créance et en obtenir le recouvrement. Enfin, vous pouvez décider d’arrêter la procédure.

En cas de décision favorable, l’ordonnance délivrée par le greffe doit être signifiée par huissier.

Cette signification contient une sommation de payer et précise au débiteur qu’il a un mois pour former opposition. Une fois l’ordonnance signifiée, il y a 3 possibilités :

→ soit le débiteur paie et la procédure prend fin.

→ soit il ne paie pas mais ne forme pas opposition ; le créancier a alors un mois pour demander qu’on lui délivre une copie exécutoire. A défaut l’ordonnance devient caduque et il faut recommencer.

→ soit le débiteur forme opposition, les parties sont convoquées à une audience et après un débat contradictoire, le tribunal rend un jugement. Ce jugement est susceptible d’appel ou de pourvoi en cassation.

S’il n’y a pas de contestation, l’injonction de payer est un procédé simple mais pas forcément très rapide. S’il y a contestation, cette procédure s’avère beaucoup plus longue que les autres et plus onéreuse.

INFORMATIONS CLÉS

• Il est nécessaire de mettre en place la procédure de recouvrement la plus adaptée à la situation du débiteur et au montant de la créance afin de ne pas engager de frais supérieurs au montant de la créance.
• Le cas échéant, il peut être envisagé la mise en œuvre de mesures conservatoires pour sauvegarder vos droits en amont de l’obtention d’un titre exécutoire.

1.3. Le référé provision

Cette procédure ne peut être engagée que dans la mesure où la créance est certaine, liquide et exigible. Il suffit d’assigner le débiteur devant le Président du Tribunal de Commerce. L’assignation peut être délivrée dans un bref délai, souvent 8 à 10 jours, et un débat contradictoire peut avoir rapidement lieu devant le Président du Tribunal. S’il n’y a pas de contestation, le référé provision est certainement une méthode efficace et rapide pour obtenir un titre exécutoire dès lors que le débiteur est défaillant, ne conteste pas sa dette ou la reconnaît. S’il y a contestation, le référé provision devient une procédure totalement inefficace et onéreuse.

1.4. L’assignation au fond

Cette assignation est réalisée soit par défaut, quand la créance est contestée et qu’on ne possède pas les pièces nécessaires à la réalisation d’une assignation en référé (originaux de chèques impayés ou de pièces contractuelles), soit quand il y a litige et qu’il faut plaider le bien-fondé de la créance.

Si le débiteur ne se défend pas ou ne conteste pas sa créance, cette procédure peut être aussi rapide que le référé provision et plus que l’injonction de payer. On devra faire délivrer une assignation en respectant un délai de 15 jours entre la date d’assignation et la date d’audience.

Si le débiteur comparaît et conteste, l’assignation au fond est alors la seule procédure qui permettra d’obtenir une décision quant au recouvrement de la créance. Elle cumulera tous les mérites : celui de trancher le fond, celui d’avoir l’autorité de la chose jugée lorsqu’elle sera définitive et celui de pouvoir être revêtue de la formule exécutoire.

2. Quelles sont les modalités d’exécution d’un titre exécutoire ?

Une fois le titre exécutoire obtenu, il convient de le faire exécuter.

Il faut demander à un huissier de délivrer une dernière fois au débiteur un « commandement de payer » une somme X avant une certaine date. Le débiteur est alors prévenu qu’en cas de non-paiement, une saisie sera effectuée.

Si le débiteur se manifeste, l’huissier pourra négocier par exemple un échéancier. Si le débiteur ne se manifeste pas ou ne veut pas payer, l’huissier peut procéder à une saisie.

En amont de la procédure de recouvrement, il peut être judicieux de mettre en place des mesures conservatoires.

Les mesures conservatoires permettent de protéger les droits des créanciers de manière préventive. Elles peuvent être mises en œuvre avant l’obtention d’une décision judiciaire et donc, sans attendre d’être en possession d’un titre exécutoire.

A caractère provisoire, la mesure conservatoire permet de rendre les biens du débiteur indisponibles afin de l’empêcher de les vendre et/ou d’organiser son insolvabilité, avant que le créancier n’ait eu le temps de recouvrer sa créance.

L’intérêt des mesures conservatoires réside dans la rapidité de mise en œuvre et l’effet de surprise suscité auprès d’un débiteur. Il suffit que la créance soit simplement fondée en son principe, elle n’a pas à être exigible ni liquide, et que des menaces pèsent sérieusement sur son recouvrement.

Recouvrement de créances : Comment mettre en place la phase de recouvrement amiable ?

Les étapes du recouvrement amiable de créances

L’expérience montre qu’en matière de recouvrement de créances, la rigueur est bien plus payante que le laxisme et la bienveillance. En effet, un client qui est confronté à quelques difficultés de trésorerie, paiera en priorité les fournisseurs qui se montrent déterminés et inflexibles sur le respect des échéances.

Il est donc primordial qu’une procédure rigoureuse soit définie pour la phase amiable de recouvrement de créances et qu’elle soit respectée à la lettre. La relance doit être segmentée en plusieurs étapes et doit faire preuve d’une fermeté progressive. La durée de la phase de recouvrement de créances à l’amiable est de maximum 60 à 90 jours en fonction des scénarios de relance établis.

Il convient de préciser que le processus de relance doit être adapté en fonction du montant de la créance et de la solvabilité du débiteur. Il est conseillé de réaliser ou de mettre à jour l’étude de la santé financière du client à cette étape.

INFORMATIONS CLÉS

Il existe des logiciels de recouvrement qui permettent d’automatiser des scenarios de relance des clients. C’est un moyen d’augmenter de façon significative l’efficacité du recouvrement.

• Ils permettent notamment d’envoyer automatiquement des courriers de relance en masse lorsque les factures ne sont pas honorées à échéance.
• Certains proposent un niveau de personnalisation élevé qui s’avère indispensable si vous voulez gérer finement votre recouvrement en fonction du profil de vos clients.

1. La première étape du recouvrement amiable de créances : la relance écrite

Nous recommandons une première relance écrite de type « Mise en Demeure » pour fixer officiellement votre position. Par la suite, il est conseillé de réaliser des contacts téléphoniques afin d’établir un diagnostic, de traiter les objections et de trouver des solutions adaptées.

C’est une méthode simple, la plus pratiquée par les entreprises, même si son efficacité est parfois contestée. C’est en tout cas la solution la plus économique.

Parfois le client reste malheureusement indifférent, il convient donc de s’adapter pour développer une forme de relance écrite plus efficace et cela passe immanquablement par une relance personnalisée.

Ajoutons que la réaction du débiteur face à la première, voire la deuxième relance écrite doit orienter le chargé de recouvrement de créances sur l’attitude à adopter à son égard. Ainsi, il sera inutile de multiplier les lettres de relance à un nouveau client qui ne se manifeste pas. On gagnera du temps et de l’argent à passer directement à la relance téléphonique, voire à une phase contentieuse.

2. La deuxième étape du recouvrement amiable de créances : la relance téléphonique

La relance téléphonique est certainement la plus efficace mais son coût est nettement supérieur à la relance écrite. Parce qu’elle prend beaucoup plus de temps que la relance écrite, elle doit être parfaitement organisée. Lors de l’appel téléphonique, le chargé de recouvrement de créances doit savoir quel est le bon interlocuteur chez le client, avoir sous les yeux l’historique de la relation commerciale, et avoir à disposition toutes les informations nécessaires pour répondre en temps réel aux questions du client. Pour établir la liste des clients à relancer téléphoniquement, vous pouvez cibler :

→ Soit les clients les plus risqués, la relance purement écrite étant réservée aux clients les plus sûrs.

→ Soit un type de clients particuliers, par exemple les mairies ou les collectivités publiques car la pratique montre qu’une relance écrite à un organisme public reste souvent sans effet, alors qu’un contact téléphonique avec le bon interlocuteur peut permettre de débloquer une situation.

→ Voire, systématiquement tout client dont la créance est échue depuis un certain nombre de jours.

Il est aussi envisageable qu’une visite soit rendue au client soit par le crédit manager, soit par le chargé de recouvrement, soit par le commercial.

L’intérêt de la relance de facture préventive dans le recouvrement de créances

La pratique montre que plus le client est relancé tôt après la facturation, plus les démarches auprès de celui-ci sont fructueuses. Il est donc vivement conseillé d’intervenir très en amont de l’échéance afin de prévenir tout problème qui pourrait nuire à un paiement à bonne date.

L’objectif de la relance préventive pour le recouvrement de créances est de résoudre en amont tout litige pouvant mener à des retards de paiement. Elle vous permet de valider que vos clients possèdent tous les éléments nécessaires à la réalisation du règlement et d’obtenir des engagements de date de paiement afin d’accélérer les entrées de cash.

INFORMATIONS CLÉS

• Valider le processus de paiement : identifier les bons interlocuteurs et vérifier que vos clients possèdent bien tous les éléments pour réaliser les règlements (bon de commande, facture)
• Identifier d’éventuels litiges qui peuvent mener à des retards de paiement.
• Obtenir un engagement ferme de date de paiement de la part de vos débiteurs, puis de relancer dès cette date dépassée.

Les bonnes pratiques en matière de relance de facture préventive

La relance de factures doit rester commercialement habile et ne pas laisser entendre au client que l’on n’a pas confiance en sa capacité de payer sa facture à échéance. Sous couvert de s’assurer que la livraison ou la prestation qui a été faite a bien répondu à toutes ses attentes, le chargé de recouvrement pourra prendre contact avec le client, vérifier la bonne réception de la facture et lui rappeler, par la même occasion, les modalités de règlement de la facture.

Les relances par téléphone ont l’avantage de permettre un contact direct et convivial avec la personne concernée, cependant ce moyen de communication requiert de gros moyens en personnel dès lors que l’entreprise atteint une certaine taille. Ainsi, si le nombre de clients à relancer est trop important, l’écrit reste le plus facile à mettre en place, on choisira soit l’envoi de mails soit l’envoi de courriers.

La relance de factures peut être systématisée, elle est possible dans tous les cas, même lorsque l’entreprise n’est pas en position de force vis-à-vis de ses clients. Elle peut stimuler sensiblement le retour des effets de commerce.

• A noter : la relance préventive peut être facilement automatisée de façon intelligente en fonction du contexte via des logiciels de recouvrement de créances et de crédit management.

Réviser régulièrement la politique crédit pour réduire le risque client

L’obsolescence d’une limite de crédit est naturelle parce que l’environnement des entreprises clientes change, leurs performances évoluent selon les mois, les décisions de leurs dirigeants impactent leur solvabilité. Ainsi, le risque client évolue en permanence, contraignant le credit manager à réviser le plus régulièrement possible les limites de crédit de ses clients.

La révision de la limite de crédit prend donc un caractère à la fois régulier et exceptionnel.

→ La fréquence de la révision est fonction de la catégorie de risque client et du niveau de la limite de crédit.

Par exemple :

Elle peut aussi être rendue nécessaire lorsque :

• Le dernier bilan est publié
• La limite de crédit est atteinte.

→ Les révisions à caractère exceptionnel. En dehors des informations collectées lors d’une révision périodique, un certain nombre d’évènements peuvent déclencher la révision d’une limite de crédit : des remontées terrain défavorables (rumeurs), un article de presse, une alerte d’une société de renseignements commerciaux, un incident de paiement, la dégradation des délais de paiement, une demande d’un client d’augmenter son délai de paiement ou d’augmenter son encours client.

INFORMATIONS CLÉS

• Il est nécessaire de mettre en place une surveillance systématique de l’entreprise dès qu’une ligne de crédit est validée
• Les financiers et les commerciaux doivent se comporter comme de véritables «lanceurs d’alertes» et collaborer.

Le copilotage de la politique crédit pour un risque client proche de zéro

Conjointement, le financier et le commercial doivent piloter le risque client et la politique crédit dans la durée.

Pour ce faire, il convient de favoriser des réunions inter-services Finance / Commerce pour faire le point sur l’évolution du DSO et des impayés, évoquer les dossiers « chauds ».

Le financier et le commercial doivent également savoir identifier et partager les signaux faibles d’une situation qui se dégrade et discuter conjointement de la marche à suivre.

C’est l’opportunité ensuite pour le credit manager d’adapter finement la politique crédit afin de favoriser le volume d’affaires tout en limitant le risque client.