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Cas client : Améliorer la productivité des équipes

Cas client : Améliorer la productivité des équipes

par | Oct 10, 2019

Logiciel de recouvrement : Améliorer la productivité des équipes et la gestion du risque client

Cas client – 09/10/2019

Le groupe est un acteur BtoB du secteur des équipements bureautiques (photocopieurs, imprimantes…). C’est aussi un opérateur et intégrateur de solutions réseaux et VoIP. Il connait une forte croissance externe et a absorbé 3 entreprises en 2 ans.

Actuellement, il fait face à un fort taux d’impayés sur des créances de plus de 2 ans (N-2) et manque de ressources internes pour recouvrir ses créances (2 personnes pour gérer des milliers de factures par an).

Le groupe a besoin d’URIOS pour :

  • Faire face à une urgence d eliquidité en débloquant des situations d’impayés.
  • Réduire le délai moyen de paiement des clients
  • Automatiser le processur order to cash pour gagner en efficacité.

Actions mises en place

Dès la mise en place du logiciel Sales To Cash en 2016, le groupe intègre 228 dossiers clients (créances ayant plus d’un an) pour un montant de plus de 600 000 €.

Le logiciel de recouvrement de créances Sales To Cash consolide l’ensemble des données comptables et extra-comptables du groupe.

  • Grâce à la solution, le groupe automatise et gère dorénavant l’ensemble des processus de recouvrement, de gestion du Risque Client et gestion des litiges. Avec une vision à 360°, les collaborateurs en charge du recouvrement disposent des informations dont ils ont besoin en un seul endroit : SalesToCash intègre toute la comptabilité de l’entreprise, il permet le suivi des promesses de règlement, des réclamations, et du risque client assuré et non assuré et de manière générale l’historique complet de la relation.
  • Le système de relance intelligente (Robot Process Automation), leur a permis de mettre en place différents scénarii adaptés en fonction de la cartographie des clients et différents critères.
  • Côté risque client, les utilisateurs suivent plus facilement les comportements payeurs et pilotent leur politique crédit, les plafonds et dépassements d’encours.
NOUS CONTACTER

Résultats

30%

de gain d’efficacité pour le service recouvrement

20%

diminution en un an des dossiers passés en perte

+ Le logiciel Sales To Cash a permis un gain de temps considérable aux collaborateurs en charge du recouvrement.

+ Le groupe a réalisé des opérations coup de poing leur permettant d’épurer au maximum leur balance âgée.

+ En 2018, SalesToCash a grandement participé à l’évolution de la société, qui a pu aider à financer sa croissance, par des encaissements plus rapides, de 20% en un an.

+ Le gain d’efficacité de plus de 30% a permis de conserver la même équipe pour gérer un volume de comptes bien supérieur. La rentabilité du service Recouvrement a été grandement améliorée.

+ Le nombre de dossiers passé en perte a diminué de 20% en un an.

Logiciel de recouvrement de créances

Améliorer la productivité de la gestion de votre poste client, grâce au logiciel de recouvrement et de credit management le plus agile du marché et l’automatisation intelligente (Robotic Process Automation).

EN SAVOIR PLUS

La gestion du risque client en 10 points clés

La gestion du risque client en 10 points clés

par | Sep 30, 2019

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Crédit inter-entreprises : Comment évaluer le risque client ?

Livre blanc

La gestion du risque client en 10 points clés.

Forts de notre expertise et expérience, nous avons décidé de partager notre savoir-faire et d’éditer ce guide à destination de toutes les entreprises pour leur permettre de gérer au mieux leur risque client en interne.

Télécharger gratuitement le Guide

Qu’est-ce que l’auto-assurance en matière de crédit inter-entreprises ?

En B to B, les entreprises s’accordent entre elles des délais de paiement, c’est le crédit inter-entreprises. Or, derrière chaque contrat se cache le risque d’un impayé et les conséquences peuvent être dramatiques pour le créancier.

En 2018, on estime que :

  • Le crédit inter-entreprises représente 627 milliards d’euros.
  • 56 milliards d’euros de créances ont été impayées ce qui représente environ 2% du PIB.
  • 25% des défaillances d’entreprises sont dues à des créances impayées.

Ces indicateurs sont révélateurs de l’enjeu macroéconomique qu’il y a de lutter contre les impayés et les retards de paiement en France.

Pour maitriser son risque client, une entreprise doit soit souscrire à une assurance-crédit, soit assumer le risque et s’auto-assurer. L’assurance-crédit est une solution avec un coût significatif et des limites très strictes. Ce n’est pas une solution forcément adaptée à toutes les entreprises. Par choix ou par défaut, être auto-assuré permet souplesse et liberté aux dirigeants, mais s’accompagne aussi de risques réels. En cas d’échec du recouvrement, l’enjeu est de taille.

L’auto-assurance consiste dès lors, à vérifier la capacité financière des clients à payer les sommes dues et à définir une politique crédit personnalisée.

Cela implique, en interne, de collecter le maximum d’informations sur le client afin d’analyser le risque crédit en amont, de décider ou non d’accorder une limite de crédit, de négocier le contrat de vente en cherchant à sécuriser le risque, de surveiller l’évolution du risque client dans la durée, d’anticiper toute difficulté de paiement en effectuant des relances préventives avant échéance des factures, et enfin, si nécessaire, de mettre en œuvre les moyens de recouvrer les sommes non perçues au travers d’une phase amiable, voire judiciaire.

Pour résumer, l’auto-assurance c’est :

Il a rédigé ce guide pour vous

Guillaume WERLÉ
Directeur Etudes & Crédit URIOS

Sommaire du guide

  1. La recherche d’information sur l’entreprise
  2. La situation financière
  3. La situation juridique et judiciaire
  4. Le comportement de paiement
  5. La limite de crédit accordée
  6. La négociation du contrat de vente et la sécurisation du risque
  7. Le suivi de la politique crédit dans la durée
  8. La relance préventive
  9. Le recouvrement amiable
  10. La phase contentieuse et judiciaire

Comment faire pour piloter sa politique crédit sans visibilité sur la santé financière de ses clients ?

Grâce à la multiplications des sources et des interviews que nous réalisons auprès des différentes parties prenantes de l’entreprise étudiée, URIOS vous donne une estimation approfondie, fiable et pertinente de la solvabilité de vos partenaires

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[GUIDE] Les 10 points clés d’un logiciel de recouvrement

[GUIDE] Les 10 points clés d’un logiciel de recouvrement

par | Sep 30, 2019

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Comment choisir un logiciel de recouvrement de créances et de Credit Management ?

Livre blanc

Découvrez les 10 points clés auxquels doit répondre votre logiciel de recouvrement de créances

Télécharger gratuitement le Guide

Comment choisir un logiciel de recouvrement de créances ?

Pour accélérer l’entrée de cash, il est nécessaire d’organiser une approche qui soit à la fois globale et systématique. Pour cela, il s’agit de disposer d’un outil permettant de centraliser l’information, d’affecter les opérations aux bons collaborateurs et d’automatiser les tâches répétitives afin de concentrer les équipes sur les actions à valeur ajoutée.

URIOS, éditeur de Cash & Credit, le logiciel de recouvrement de créances référence en la matière, vous livre les 10 points clés auxquels doit répondre votre logiciel de recouvrement de créances et de credit management.

Il a rédigé ce guide pour vous

Olivier BLANDIN
DGA en charge du pôle Software
URIOS

Sommaire du guide

1. Efficacité prouvée
2. Vision client à 360° partagée
3. Gestion du risque client
4. Automatisation fine et facile
5. Résolution des litiges
6. Consolidation et déconsolidation des comptes
7. Reporting opérationnel et stratégique
8. Conçu pour l’international
9. Suivi des prévisionnels d’encaissements
10. Capacité de montée en charge et puissance de l’outil

1. Efficacité prouvée

S’appuyer sur un outil fiable et disposant de retours d’expériences

La performance de l’outil doit pouvoir être mesurée sur 3 axes principaux.

  • Tout d’abord, le logiciel doit être en mesure d’apporter une amélioration notable en matière d’accélération de l’entrée de cash. Plusieurs indicateurs expriment cette performance, comme la diminution de l’encours, la baisse du DSO ou la réduction du taux ou du montant d’échu par exemple.
  • D’autre part, la mise en place d’un tel outil doit engendrer un gain de productivité pour vos équipes : celui-ci doit être significatif, afin de pouvoir dédier vos ressources à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
  • Enfin, vous devez être en mesure d’évaluer un retour sur investissement (ROI), en mois, à la suite de la mise en place de cet outil. Les gains de cash et de productivité générés par votre logiciel doivent en effet vous permettre d’autofinancer les coûts de setup ainsi que les coûts récurrents dans de courts délais.

La plus-value de Cash & Credit

Une PME réalisant un CA de 10M€ et dont le DSO est de 80 jours, voit en moyenne son encours échu diminuer de 50%, soit un gain de trésorerie de 613 480€.

Une ETI qui réalise un CA annuel de 200M€ avec un DSO de 70 jours, observe son encours échu diminuer de 25% en moyenne, ce qui équivaut à un gain de trésorerie de +5,3M€.

Cash & Credit est une solution qui est amortie rapidement : le coût annuel de l’outil peut l’être en 3 mois seulement pour une équipe de 5 chargés de recouvrement de créances.

2. Vision client à 360° partagée

Se connecter en simultané à plusieurs sources d’information et restituer une donnée consolidée à tous les acteurs en interne

Pour que votre logiciel soit l’image fidèle de votre connaissance client, toute la comptabilité client doit être intégrée. Cela implique de disposer du détail des crédits ouverts, des avoirs, des opérations diverses, effets à recevoir, acomptes, montants en garantie, etc., ainsi que le détail des lettrages partiels.

Par ailleurs, les informations extra-comptables complètent la connaissance financière du client et du risque associé : commandes en cours, « livré à facturer », cautions, encours autorisés, garanties, scores…

Cette vision à 360° permet une restitution claire auprès des utilisateurs, évitant la navigation entre les applications. La synergie entre les équipes est accélérée et les acteurs ont toutes les cartes en main pour prendre les bonnes décisions.

Pour cela, le logiciel doit être en mesure de récupérer les données provenant de tout type d’application amont (ERP, CRM, GED, connecteurs tiers) et de plusieurs systèmes d’information, puis de disposer de la capacité à les retraiter et consolider utilement.

GED intégrée

Le logiciel doit pouvoir se connecter à la GED de votre entreprise. Cet aspect vous permet de pouvoir exploiter un ensemble de documents au sein de l’outil et de pouvoir les partager entre utilisateurs.

Le gestionnaire peut ainsi relancer rapidement en joignant une facture accessible via votre logiciel.

L’outil doit aussi être capable de rattacher automatiquement des documents (bons de livraisons, factures) à un mail ou un courrier, que le document provienne de votre GED ou de celle de l’application. Il doit aussi pouvoir ajouter de nouveaux documents sur un compte, une écriture ou un groupe d’écritures ou lié à une réclamation.

(GED : Gestion Electronique des Documents)

La plus-value de notre logiciel de recouvrement

Vision à 360° : intégration complète de tous types d’écritures comptables et extra-comptables.

Zones et intégrations paramétrables.

Multi-ERP, multi-filiale, multi-source, connexion multi-GED.

Capacité à consolider un client transverse à plusieurs filiales de votre groupe disposant d’ERP différents.

Multi-GED – l’utilisateur accède aux différentes ressources de manière transparente : il accède aux documents stockés dans la GED intégrée au logiciel, ou dans sa propre GED, ou les deux simultanément.

Accès dynamique : dans le cas d’une utilisation de la GED de votre entreprise, vos documents n’ont pas besoin d’être dupliqués sur Cash & Credit.

Facture : deux nouvelles mentions obligatoires

Facture : deux nouvelles mentions obligatoires

par | Sep 30, 2019

Facture : deux nouvelles mentions obligatoires

Article – 16/09/2019

Une facture c’est quoi ?

La facture est un document comptable détaillé prouvant qu’une opération commerciale a eu lieu. Elle possède donc une valeur juridique précieuse. Elle doit être :

  • Rédigée en français
  • Établie en deux exemplaires, l’original destiné au client et un exemplaire pour le vendeur
  • Comporter un nombre d’indications détaillées.

A quel moment émettre une facture ?

Pour éviter toute ambiguïté entre le Code de Commerce et le Code Général des Impôts, la facture doit être délivrée « dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de service » conformément à l’ordonnance du 24 avril 2019 n°2019-359, JO du 25.

Qu’en est-il de la facturation dématérialisée, ou « facture électronique » ?

Une facture électronique est une facture qui est émise et reçue sous format électronique (par courrier électronique ou via un lien sécurisé sur un portail internet).
La facturation dématérialisée est obligatoire pour les professionnels dans le cadre des marchés publics.

Chronologie de la dématérialisation :

  • Depuis le 1er Janvier 2017: obligation pour les grandes entreprises (+ 5000 employés).
  • Depuis le 1er Janvier 2018: obligation pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 employés).
  • Depuis le 1er Janvier 2019: cette obligation a été étendues aux petites et moyennes entreprises (10 à 250 employés).
  • A compter du 1er Janvier 2020 cela s’appliquera également aux très petites entreprises.

La loi Macron du 6 août 2015 impose aux entreprises privées d’accepter la réception des factures électroniques transmises par d’autres entreprises privées. Il n’y a pour le moment pas d’obligations en ce qui concerne l’émission de ces dernières.

UNE FACTURE SUFFIT-ELLE POUR SE FAIRE PAYER ?

Comment émettre une facture à l’étranger ?

Sous certaines conditions, une entreprise basée en France peut facturer dans une monnaie étrangère si cette dernière est reconnue internationalement et convertible et si l’enregistrement dans la comptabilité se fait en euros.

Pour faciliter le commerce à l’étranger, il est également possible d’émettre la facture dans une langue étrangère, cependant l’Administration Fiscale pourra en exiger une traduction certifiée pour contrôle (via un traducteur juré). Il sera primordial d’appliquer le taux de TVA en vigueur et d’afficher le numéro de TVA intracommunautaire.

Les nouvelles mentions légales

A partir du 1er Octobre 2019, les factures devront inclure deux nouvelles mentions obligatoires afin de faciliter et d’accélérer leur traitement :

  1. Le numéro de bon de commande s’il a été précédemment établi.
  2. L’adresse de facturation si elle est différente de l’adresse du siège social.

Les autres mentions légales

La facture doit mentionner depuis le 1er Janvier 2013, les taux de pénalité de retard ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire, soit 40 € pour les frais de recouvrement en cas de retard de paiement.

En conformité avec l’article 22 de la loi n°2014-626 du 18 juin 2014, les artisans, les commerçants et les micro-entrepreneurs doivent mentionner l’assurance souscrite au titre de leur activité quand cette dernière est obligatoire, de même que les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique du contrat.

Amendes pénales et fiscales

Tout manquement aux obligations légales comme les défauts de facturation, les omissions des mentions légales ou des inexactitudes pourront entrainer une amende administrative :

  • Pour les personnes physiques : 75 000 € pouvant être majoré de 50% du montant facturé. Si dans un délai de deux ans il y a récidive, alors l’amende s’élèvera à 150 000€.
  • Pour les personnes morales : 375 000 € pouvant être majoré de 50% du montant facturé. En cas de récidive dans un délai de 2 an le montant sera porté à 1 500 000 €.
RÉDUIRE VOS IMPAYÉS AVEC URIOS

Durée légale de conservation des factures

Il est important de conserver l’ensemble de vos documents d’entreprise, notamment les factures, afin de conserver une preuve (trace écrite) en cas de potentiel litiges avec vos clients et fournisseurs. Les délais d’archivage sont fixés par la loi.

L’ensemble des documents et pièces comptables tels que : les bons de commande, les bons de livraison, les factures doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice (Article L.123-22 du code de commerce).

Relance facture : identifier en amont tout litige pour une résolution rapide

La relance de facture préventive vous permet de résoudre rapidement les problèmes liés à l’émission de la facture : destinataire, non-conformité de la facture, non réception. Vous pourrez également obtenir des engagements fermes sur une date de promesse de paiement de la part de vos débiteurs et ainsi réduire les délais de paiement. 

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URIOS annonce un partenariat avec ALTASSURA

URIOS annonce un partenariat avec ALTASSURA

par | Juil 25, 2019

URIOS annonce un partenariat avec ALTASSURA

Article – 17/07/2019

Altassura est le premier comparateur de solutions d’assurance crédit permettant de sécuriser le poste client et de gérer le risque de factures impayées. URIOS est heureux d’annoncer un partenariat avec le groupe Altassura pour toutes les solutions concernant la sécurisation du BFR. 

Altassura : comparateur d’assurance-crédit

Filtrez les acteurs selon votre taille d’entreprise : TPE, PME ou Grand compte, le comparateur se charge alors de vous présenter les caractéristiques de chaque prestataire, comme les délais, les frais ou les éventuelles options.

Le site permet de présenter un certain nombre de solutions et de sous-domaines. La gestion du poste client, le renseignement commercial ou le recouvrement de créances par exemple sont ainsi définis.

On y retrouve désormais une nouvelle section, dédiée au renseignement garanti. En tant que partenaire Altassura, la solution « Etudes garanties » d’URIOS y est présentée : de sa définition à son fonctionnement, en passant par les bénéfices et plus-values.

DÉCOUVRIR ALTASSURA

Les études garanties URIOS

Développer votre chiffre d’affaires sans risque financier, faire face aux besoins de couverture ponctuelle d’encours ou pallier une limite de décaissement trop faible.

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