Automatização dos Processos Financeiros

Artigo – 10/09/2022

Porque é que a automatização dos processos financeiros é uma necessidade?

Durante a crise, as cadeias de fornecimento foram fortemente impactadas. Com o Covid-19 surgiram novos obstáculos, e a produção diminuiu consideravelmente ou foi efetivamente interrompida.

Os setores de transporte rodoviário, marítimo e aéreo foram os mais afetados pelas consequências da crise. O impacto foi irremediavelmente sentido no fluxo de mercadorias. Os departamentos de compras devem agora reavaliar os critérios de risco para prever e antecipar falhas. Empresas e fornecedores têm de se adaptar à nova realidade.

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Porque é que a automatização dos processos financeiros é uma necessidade?

Hoje em dia, existem ERP’s e softwares que oferecem a possibilidade de automatizar diversos procedimentos contabilísticos. Infelizmente, essas ferramentas são frequentemente utilizadas por grupos de pessoal específicos dentro da empresa, não havendo a partilha da informação entre os diferentes departamentos. Também é comum observar trabalhadores a recorrerem a softwares desatualizados ou a documentos simples do Excel no exercício da sua atividade, o que limita tanto eficiência como produtividade.

No contexto acima descrito, o risco de erro é alto e as operações são longas e dispendiosas, devido à repetição de processos. Isto reflete-se numa carga de trabalho significativa para as equipas financeiras das empresas e o num elevado número de horas despendidas, que poderiam ser facilmente investidas em atividades que trouxessem um valor acrescentado para a empresa.

O que é o RPA (Robotic Process Automation)?

O recurso à automatização dos processos financeiros permite pôr fim a tarefas redundantes, operacionalizar as tarefas contabilísticas e financeiras, e reduzir os gastos da empresa com esses processos. O RPA, é uma tecnologia que permite que um robô ou um programa de computador execute tarefas simples, repetitivas e de menor valor acrescentado, pondo fim ao trabalho manual de dar entrada no computador:

Consolidação de dados provenientes de várias fontes;
Processamento de transações;
Desencadeamento de mecanismos de resposta;
Comunicação com outros sistemas de TI e digitais;

Graças ao RPA, é possível automatizar operações, responder automaticamente a e-mails e processar faturas sem intervenção humana.

Inteligência artificial, assistentes virtuais, robotização ou automatização são termos que abrangem as possibilidades oferecidas pela Robotic Process Automation. A utilização desta tecnologia destina-se a todos os setores, desde a saúde ao financeiro, passando pelos seguros e telecomunicações.

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Quais são os benefícios da automatização de processos financeiros e contabilísticos?

Os benefícios de automatizar estes processos são inúmeros:

Há uma redução do custo da mão de obra pois tarefas demoradas, redundantes e de menor valor acrescentado são limitadas.
A gestão contabilística e colaborativa é melhorada e acelerada.
O peso do erro humano nos processos contabilísticos é diminuído: erros de entrada, fórmulas erradas, duplicados, etc.
O uso de tecnologias cognitivas, como processamento de linguagem natural ou reconhecimento de voz, permite automatizar tarefas complexas que antes envolviam conhecimento e intervenção humana.
As ferramentas internas da empresa e a atividade dos colaboradores ficam melhor estruturadas, fazendo com que seja possível responder rapidamente a incidentes críticos, alocar recursos de forma otimizada ou a priorizar serviços.
As ferramentas são atualizadas regularmente e, portanto, legalmente compatíveis.
Os contabilistas têm acesso aos dados necessários ao seu trabalho fora da empresa, graças às aplicações móveis.

Em termos de gestão de crédito e cobranças, por exemplo, este tipo de automatização (RPA) permite o processamento de um elevado volume de faturas e o acompanhamento automático de faturas não pagas. Assim, esta solução visa essencialmente a redução do risco inerente ao crédito a clientes e a melhoria da produtividade das equipas de cobrança (financeiras e contabilísticas).

Deste modo, as possibilidades oferecidas pela automatização de processos financeiros tornam-se vantajosas para as empresas a todos os níveis.

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