Como reduzir o seu DSO e melhorar a gestão da sua tesouraria?

Artigo – 02/05/2023

A gestão da tesouraria é uma das funções mais importantes de qualquer negócio, independentemente da sua dimensão ou indústria. A capacidade de manter um fluxo de caixa estável é essencial para a sobrevivência e crescimento de qualquer negócio. Isto envolve a manutenção de um equilíbrio entre os fluxos de entrada e saída de caixa. Um indicador chave do desempenho do fluxo de caixa de uma empresa é o Days Sales Outstanding (DSO). Neste artigo, discutiremos as melhores práticas para reduzir o DSO e manter um fluxo de caixa forte.

1. O que é DSO?

A DSO mede o número médio de dias que demora a recolher os pagamentos dos clientes após a realização de uma venda. É calculado dividindo o montante das contas a receber pelo volume médio diário de negócios. Por exemplo, se o volume de negócios médio diário for de 10.000€ e o montante das contas a receber for de 50.000€, o DSO é de 5 dias. Um DSO de 5 dias é excelente.

Um DSO elevado indica que a empresa está a ter dificuldade em cobrar os pagamentos dos seus clientes. Este indicador mostra que a empresa está a enfrentar atrasos nos pagamentos, o que pode levar a problemas de fluxo de caixa. Um DSO baixo, por outro lado, indica que a empresa é capaz de cobrar os pagamentos dos seus clientes mais rapidamente, o que indica um fluxo de caixa saudável. Também pode haver DSO negativo, o que é o caso das empresas que recebem o pagamento antes de executarem o serviço.

2. Quais são as melhores práticas para reduzir o DSO?

Estabelecer condições de pagamento claras

O primeiro passo para reduzir o DSO é estabelecer termos de pagamento claros e fáceis de entender para os clientes. Isto inclui a definição de termos de pagamento, condições de pagamento (por exemplo, transferência bancária, cheque, cartão de crédito, etc.) e penalizações por atrasos de pagamento. As condições de pagamento devem ser estabelecidas no início da relação comercial com o cliente e incluir condições de pagamento futuras.

Facturação rápida e precisa

Um processo de facturação rápido e preciso é essencial para reduzir o DSO. As facturas devem ser enviadas imediatamente após a entrega dos produtos ou serviços. As facturas devem também ser exactas e completas, com informações tais como data de vencimento, montante devido e detalhes de pagamento. Uma facturação rápida e precisa pode ajudar a evitar erros e atrasos de pagamento, o que reduz o DSO.

Antecipação de pagamentos tardios

Anticipar os pagamentos tardios é um elemento essencial e uma estratégia eficaz para reduzir o DSO. Os incentivos podem tomar a forma de descontos na factura para clientes que paguem antes da data de vencimento ou taxas administrativas reduzidas para pagamentos antecipados. Os incentivos podem ser utilizados para encorajar os clientes a pagar mais rapidamente e para reduzir o risco de atrasos de pagamento.

É também aconselhável estabelecer estratégias de acompanhamento, por exemplo, com recurso a lembretes preventivos. O objectivo é verificar se o cliente recebeu a factura, se está tudo em ordem do seu lado e obter uma data firme para uma promessa de pagamento. Esta é uma excelente forma de manter boas relações com o cliente, evitando ao mesmo tempo atrasos de pagamento.

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Implementação de um processo eficaz de cobrança de dívidas

Um processo eficaz de cobrança de dívidas é a chave para reduzir a DSO. As empresas precisam de ter um processo claro e bem definido para lidar com as facturas não pagas. Os clientes devem ser contactados imediatamente após a data de vencimento para se assegurarem de que receberam a factura e pretendem pagar. Os avisos devem ser regulares e amigáveis, evitando qualquer pressão indevida que possa prejudicar a relação com o cliente. As empresas podem também considerar trabalhar com agências de cobrança para gerir facturas não pagas, o que pode ajudar a reduzir o tempo e os custos associados ao processo de cobrança de dívidas, particularmente em relação à cobrança contenciosa.

O acompanhamento das facturas não pagas também pode ser automatizado utilizando software de cobrança de dívidas que, graças a cenários poderosos adaptados à tipologia do cliente, envia lembretes automáticos aos clientes em atraso. Os lembretes podem ser enviados por correio electrónico ou SMS e devem ser personalizados para incluir informações sobre a factura não paga, as penalidades por atraso de pagamento e as potenciais consequências para a relação comercial se o pagamento não for efectuado.

Utilizar a facturação electrónica

A facturação electrónica pode ajudar a reduzir a DSO, acelerando o processo de facturação e reduzindo os erros. Pode também melhorar a visibilidade das facturas e permitir um acompanhamento mais eficiente dos pagamentos.

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Os benefícios da redução de DSO

A redução do DSO pode ter muitos benefícios para o negócio, incluindo:

Melhoria do fluxo de caixa: ao reduzir a DSO, a empresa pode melhorar o seu fluxo de caixa e ter mais liquidez disponível para investir no crescimento ou para satisfazer as necessidades dos seus clientes.
Redução de custos: os pagamentos em atraso podem resultar em custos adicionais para a empresa, tais como encargos associados aos juros, taxas de cobrança e custos de financiamento. A redução da DSO pode ajudar a reduzir estes custos e a melhorar a rentabilidade do negócio.
Melhorar as relações com os clientes: ao oferecer condições de pagamento claras e ao reduzir os atrasos de pagamento, a empresa pode melhorar a relação com os seus clientes e aumentar a sua lealdade.

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Conclusão

A gestão de tesouraria é essencial para qualquer empresa que queira manter uma elevada liquidez e assegurar o crescimento a longo prazo.
A redução do DSO é uma das estratégias mais eficazes para melhorar a gestão de tesouraria.