Software de cobranças: como automatizar os recebimentos e gerir o risco de incumprimento?

Qual a principal problemática que se destacou na crise?

A incerteza e o medo de perder clientes, cuja solvabilidade é incerta. Tem havido um abrandamento acentuado ou numa súbita paragem da economia em muitos setores. As empresas, algumas das quais já frágeis, estão em sérias dificuldades, e não temos uma previsão de quanto tempo levará a regressarem à atividade plena. As definições corretivas dos indicadores da política de crédito “Pós-Covid-19” apresentam ainda imperfeições na medição do risco de uma forma relevante para os próximos meses e para aumentar os limites máximos de crédito sem receios. Algumas destas empresas já não estão cobertas pelas seguradoras de crédito, o que altera a estrutura dos seus recebimentos e consequentemente aumenta o risco ligado à súbita necessidade de liquidez: de um dia para o outro, passam do pagamento a prazo para o pagamento a pronto, sendo forçadas a suprimir as necessidades de tesouraria com urgência.

A função financeira, e mais especificamente o papel do gestor de crédito, é reorientada para a atividade da empresa. Nasceu uma nova geração de “Cash & Credit King”. O gestor de crédito está ao leme de um jogo perigoso e crucial no relançamento da atividade da empresa. Ele torna-se também – será que nos apercebemos disso? – à sua humilde escala, num dos atores do renascimento de uma economia global. As margens de manobra são apertadas: como reorganizar a concessão de crédito de uma forma coerente, quase sem ter em conta o ano anterior?

O correto seria analisar em profundidade a totalidade da carteira de clientes mas isso não é possível. Em muitos casos, devido ao volume de contas a gerir ou porque o saldo pendente do cliente está abaixo do limiar definido para uma análise aprofundada.

Partindo de um raciocínio por vezes fragmentado, mas altamente apurado sobre o caso de uma carteira de clientes que tem sido bastante estável desde 2007, temos de passar a um raciocínio de emergência, por prioridade de risco, com uma política de crédito em mudança, sabendo que haverá ruturas devido a um aumento do incumprimento e pedidos de insolvência. É hora de rever as provisões, enquanto a vaga não passou.

Esta é a dificuldade de um negócio que está a recomeçar: o esforço para voltar ao caminho certo exige uma enorme quantidade de energia em comparação com um ciclo económico controlado. A pandemia perturbou todos os indicadores que foram aperfeiçoados ao longo dos anos, e as medidas de vigilância do risco a bordo necessitam de uma completa revisão.

Ter uma visão extremamente precisa da gestão do risco do cliente tornou-se vital. Para cada cliente, a visão a 360° da contabilidade, de dados externos à contabilidade e de todos os elementos essenciais, tais como a carteira de encomendas do cliente, o nível de exposição aceite, a existência de subsídios ou apoios, a relação bancária, etc., devem agora ser reconsiderados dentro dos limites definidos de montantes em dívida. As revisões pontuais sobre derrapagens ou o ultrapassar dos limites de envolvimento e/ou garantias estão a tornar-se uma constante.

As cobranças é a questão principal. É necessário repor os recebimentos para estabilizar a tesouraria, e notámos que muitos departamentos financeiros mudaram a forma como gerem os seus negócios e controlam a sua tesouraria. Alguns passaram de realizar pontos de situação de tesouraria mensais em janeiro, para pontos de situação diários. Algumas empresas, incluindo grande empresas, aproveitaram a Covid-19 para suspender os pagamentos aos fornecedores, quer por falta de liquidez quer por precaução, e assim preservar a sua tesouraria. Como resultado, muitos fornecedores vêem-se com faturas por pagar numa situação ainda pior do que em 2007. As empresas em dificuldade devem restabelecer a sua estratégia de cobrança para acelerar a entrada de liquidez e reduzir os atrasos dos pagamentos. Os responsáveis pelas cobranças entram então num sistema de negociação e tornam-se a extensão do departamento de vendas para renegociar os prazos de pagamento.

A empresa precisa, portanto, de um software de cobrança de dívidas e de gestão de crédito com um elevado desempenho para acompanhar a atividade o mais perto possível e ultrapassar estas convulsões.

Sem software de gestão de crédito, o gestor de crédito controla o risco de forma arcaica, utilizando macros Excel e lembretes ERP como ferramentas, e a sua apólice de seguro de crédito como um escudo. Isto significa ter de fazer malabarismos, consolidar e procurar constantemente informação de vários departamentos e vários meios. É como pilotar um avião apenas pelo som dos motores e pela visão, sem qualquer marcação ou conhecimento do seu estado e posição.

Com um poderoso software de gestão de crédito, pode implementar as suas prerrogativas relacionadas com o crédito e a cobrança na ferramenta que o adapta de forma dinâmica, dispor de indicadores gerais que pode detalhar, tirar partido de medidas preditivas e alertas, monitorizar e gerir as suas equipas e obter feedback de informação fiável através de fornecedores de análise financeira…

A gestão de crédito de cliente é constituída por matéria muito frágil e volátil. Uma fatura não vencida num dia, passa a incumprimento no dia seguinte. Os compromissos de pagamento dos clientes variam, tal como as encomendas em curso, e as faturas emitidas relativas às encomendas entregues criam um risco não identificado pelo departamento de contabilidade: a ferramenta fornece uma visão instantânea de 360°.

Um software eficiente de cobrança e gestão de crédito deve, portanto, consolidar diariamente toda a informação contabilística e extra-contabilística, e deve avaliar o risco do cliente de acordo com a sua política de crédito. O bloqueio de contas deve ser feito em tempo real com comunicação a partir dos instrumentos de gestão comercial.

Em termos de cobrança, o acompanhamento das faturas é complexo. Sem software de cobranças, as equipas confiam em folhas Excel e anotações, com todas as dificuldades de comunicar eficazmente comentários, datas dos lembretes, sem segurança contra alterações involuntárias de dados, com rastreabilidade quase inexistente e sem qualquer automatismo que permita gerir eficazmente o processo. É como um “livro do deve e do haver” de uma mercearia com contas mais ou menos manuais.

O software de cobrança vai mecanizar e automatizar os lembretes, os compromissos de pagamento, o envio de relatórios de faturação, os fluxos de trabalho internos e externos relacionados com litígios e também fornecerá os alertas corretos.

Desde a pandemia, o trabalho de cobranças é muito mais importante. Os gestores sem esta ferramenta para o efeito, experimentam a sua deficiência ainda mais difícil durante estes tempos de recuperação, com uma sensação de perda de controlo das contas dos seus clientes. A vantagem de estruturar e digitalizar o processo de cobranças é que poupa tempo precioso, permitindo às equipas retomar o controlo das suas contas: os avisos manuais são substituídos por uma gestão em massa que é contextualizada em relação a uma estratégia que lhes corresponde, e eles gerem a exceção e não o “todo”.

Mas a escolha do software de cobranças é obviamente essencial, porque os resultados produzidos por cada software são muito diferentes. Um erro de “principiante” é assumir que os softwares de cobrança e/ou gestão de crédito são todos iguais, porque no final todos eles enviam e-mails e muitas vezes cartas, e todos eles fazem interface com uma noção de garantia e fornecem alertas. Alguns critérios-chave devem ser acrescentados à consideração: o ganho de dinheiro em 3 meses, a velocidade de implementação, o ROI, o ganho de produtividade das equipas, os relatórios…

Por exemplo, todos os softwares ERP permitem a cobrança, mas é um sistema de cobrança muito simples e não personalizado, é igual para todos os clientes: o método de cobrança é baseado em critérios simplistas e insuficientes para reduzir a dívida. Entre uma solução e outra, o ganho poderá ser três vezes superior. E se todos enviarem de facto lembretes, os procedimentos e possibilidades diferem, o que tem um impacto direto sobre os recebimentos que entram na tesouraria.

Gerir a sua estratégia de cobrança de acordo com o tipo de cliente (conta principal, VIP, PME, etc.) é evidentemente, o primeiro critério básico. Mas os critérios reais são muito mais amplos quando analisamos os seus processos de cobrança e os seus comportamentos de pagamento. Por exemplo, uma administração é gerida de forma oposta a uma empresa em termos de cobrança, a gestão de um cliente de débito direto deve poder ser orientada de acordo com o motivo do não pagamento: uma provisão insuficiente deve poder desencadear uma carta registada, mas um IBAN incorreto deve desencadear um fluxo de controlo interno, etc.

Na realidade, o software de cobrança e gestão de crédito faz muito mais do que a cobrança, torna-se o seu primeiro aliado e o seu primeiro ativo, que é o conhecimento financeiro dos seus clientes: conhecê-los bem significa ser capaz de desenvolver uma boa relação comercial, adaptando melhor a cobrança e o risco de crédito. Poderá acompanhar melhor a atuação de cada cliente, os seus prazos, restrições e os seus próprios riscos, antecipando melhor o seu comportamento.

Para as empresas, há muitas vantagens em adotar o modelo SaaS (Software as a Service). A primeira é a redução de custos. A implementação é rápida, os custos são controlados e incluem atualizações e manutenção. As equipas de TI da empresa não têm muito trabalho. As restrições técnicas e o dimensionamento são geridos pelo editor, e o acesso do utilizador é fácil de atualizar. E claro, uma simples ligação à Internet é suficiente para aceder à aplicação. As equipas estão operacionais em teletrabalho e/ou trabalho remoto.

Observamos que os nossos clientes ficaram muito satisfeitos por poderem utilizar as nossas soluções em modo SaaS durante o período de confinamento. Temos clientes que utilizam o Cash & Credit em muitos países e que, durante um período de confinamento, foram capazes de organizar teletrabalho durante a noite. É um software colaborativo que também permite seguir e desenvolver a sinergia entre os colaboradores e as equipas, sem constrangimentos geográficos, centralizando os dados provenientes de várias fontes de informação e devolvendo uma informação consolidada a todos os intervenientes no processo.

O ROI (Return of investment) do nosso software de cobrança é alcançado em poucos meses, dependendo do estado dos processos atuais. O ganho observado varia de acordo com os processos, a complexidade da gestão das contas e o nível de digitalização: mede-se geralmente entre 30% a 50% de eficácia em comparação com o software anteriormente utilizado pelos nossos clientes.